Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 7. Mai 2026 (Az.: 2 AZR 184/25) eine richtungsweisende Entscheidung zur Beweisfunktion des Einwurf-Einschreibens im Arbeitsrecht getroffen. Hintergrund des Verfahrens war die krankheitsbedingte Kündigung eines Arbeitnehmers, der innerhalb von drei Jahren insgesamt 152 Tage arbeitsunfähig gemeldet war. Vor der Kündigung hatte der Arbeitgeber ihn mehrfach – insgesamt sieben Mal – zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) eingeladen, eine nach § 167 Abs. 2 SGB IX gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme. Die letzte Einladung verschickte der Arbeitgeber per Einwurf-Einschreiben. Als der Arbeitnehmer im Rahmen einer Kündigungsschutzklage die Wirksamkeit der Kündigung anzweifelte, stand insbesondere die Beweisfrage zum Zugang dieser Einladung im Mittelpunkt.

Das Arbeitsgericht sowie das Landesarbeitsgericht Hamburg billigten dem Vorgehen des Arbeitgebers keinen ausreichenden Zugangsbeweis zu. Auch das BAG hat in seiner aktuellen Entscheidung bestätigt, dass das heute übliche digitale Scan-Verfahren der Deutschen Post beim Einwurf-Einschreiben keinen Anscheinsbeweis mehr für die ordnungsgemäße Zustellung eines Schreibens begründet. Der Ablauf sieht vor, dass der Zusteller am Zielort eintrifft, sich vor dem richtigen Briefkasten positioniert, den Barcode auf dem Schreiben scannt und seine Unterschrift auf dem Scanner leistet, bevor das Schreiben tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen wird. Die eigentliche Dokumentation im System erfolgt somit zu einem Zeitpunkt, an dem das Schriftstück den Machtbereich des Empfängers noch nicht erreicht hat. Störungen oder Ablenkungen könnten noch jederzeit eintreten – der Vorgang ist damit im Sinne der Rechtsprechung nicht hinreichend „typisch“ für einen Anscheinsbeweis.

Der entscheidende rechtliche Maßstab ist dabei, dass ein Anscheinsbeweis nur bei standardisierten, verlässlichen Abläufen eingreift, die nach allgemeiner Lebenserfahrung eine bestimmte Folge nahelegen. Das gegenwärtige Scan-Verfahren liefert nach Ansicht des 2. Senats des BAG allenfalls die Gewissheit, dass der Zusteller sich vor dem richtigen Briefkasten befunden und das Schreiben bis dahin nicht verloren gegangen ist. Es belegt gerade nicht, dass der Brief auch tatsächlich eingeworfen wurde. Der Zusteller konnte sich in der Verhandlung zudem an den Einwurf selbst nicht erinnern und machte keine Angaben zu einer immer gleichen Verfahrensweise, sodass auch eine persönliche Zeugenaussage entbehrlich blieb. In der Folge sahen es die Gerichte als nicht bewiesen an, dass der Arbeitnehmer die bEM-Einladung erhalten hatte.

Die unmittelbare Folge für die betriebliche Praxis im Arbeitsrecht – insbesondere bei Kündigungszustellungen, Abmahnungen, Fristsetzungen oder bEM-Einladungen – ist gravierend: Der Zugang solcher Erklärungen muss im Streitfall gerichtsfest nachweisbar sein. Setzt der Arbeitgeber allein auf ein Einwurf-Einschreiben, läuft er Gefahr, den ihm obliegenden Nachweis für den tatsächlichen Zugang nicht führen zu können, was in der Konsequenz das arbeitsrechtliche Verfahren zu seinen Ungunsten entscheidet. Die Beweislast für den Zugang trägt in Kündigungsschutzprozessen stets der Arbeitgeber. Kann er nicht nachweisen, dass eine sozial gebotene, weniger einschneidende Maßnahme – hier die Durchführung eines bEM – ernsthaft angeboten wurde, scheitert eine krankheitsbedingte Kündigung regelmäßig an der fehlenden Verhältnismäßigkeit.

Das BAG-Urteil zwingt Unternehmen somit, Zustellprozesse grundlegend neu zu strukturieren – dies betrifft insbesondere die oft als rechtssicher erachteten Einwurf-Einschreiben. Verlässliche Alternativen bieten die persönliche Übergabe unter Einbeziehung von Zeugen, die Zustellung durch Boten unter genauer Dokumentation von Datum, Uhrzeit, Briefkastensituation und Empfängeranschrift, oder gegebenenfalls die Zustellung durch Gerichtsvollzieher. Je nach Einzelfall kann zudem eine fotografische Dokumentation des Einwurfs ratsam sein. Für Unternehmen und Arbeitgeber, die auf Rechtssicherheit Wert legen, ist die konsequente Anpassung interner Prozesse an diese aktuellen Vorgaben unerlässlich, um letztlich eine wirksame und gerichtsfeste Zustellung im Arbeitsrecht zu gewährleisten.

Die Kanzlei Martin Rechtsanwälte in Karlsruhe und Stuttgart berät Sie zu allen Aspekten des Arbeitsrechts, insbesondere zum optimalen Nachweis von Kündigungen, bEM-Einladungen und anderen wichtigen Erklärungen im Kontext der neuesten höchstrichterlichen Rechtsprechung zur Beweislast beim Zugang von Schreiben